Reseräkning

För att få ersättning för exempelvis resor och kongressavgifter krävs att du i förväg har ordnat finansiering.

Finansieringen kan vara genom medel som du själv sökt/disponerar själv, att en handledare står för kostnaden eller att forskargruppsledaren medger att medel tas från ett konto som disponeras av forskargruppen. De medel som tas i anspråk ska finnas vid institutionen. Om medlen finns på sjukhuset ska även resan ordnas genom sjukhuset för att undvika fakturering på universitetet.

Universitetets resebyrå

Universitetet har avtal med Lingmerths Resebyrå AB (från och med 18 juli 2015) för beställning av tjänsteresa. Reseförsäkring ingår när du beställer via denna resebyrå. Resor/biljetter som köps via resebyrån debiteras som tidigare på ett kortlöst Diners-resekonto. Institutionen faktureras direkt och elektroniskt. Du måste uppge vår referens: 463. Vid faktureringen framgår inte vem som har beställt, så du besparar oss onödigt detektivarbete om du, samtidigt som resan bokas, ger Siv Andersson information om resan.
 

Reseanmälan

Reseanmälan ska göras i förväg vid alla resor med övernattning. Universitetsanställda registerar i Primula web och icke anställda på blankett i Medarbetarportalen. Mer information finns nedan.

Reseanmälan måste godkännas av prefekt före resan. 

Kom ihåg att fylla i vilket projekt som ska betala (du behöver inte lägga in konteringen själv).

Du bör även uppge kontaktuppgifter så att vi kan nå dig under resan. Det kan vara ditt eget mobilnummer eller kontaktuppgifter till någon anhörig som vet mer exakt var du befinner dig. Detta för din egen säkerhet.

Universitetsanställda

  • Anmälan av tjänsteresa liksom reseräkning registreras i Primula webb. Länk till Primula webb.
  • Anmälan av tjänsteresa: Välj Resor -  Utlägg - Förmåner.  Fortsätt Välj formulär och klicka på ”07. Anmälan tjänsteresa inrikes” eller08. Anmälan tjänsteresa utrikes”.
  • Fyll i blanketten och skicka den elektroniskt.
  • Reseräkning: Efter resan går resenären in i Primula webb och plockar upp sin reseanmälan och kompletterar den till en elektronisk reseräkning.
  • Kvitton skannas in och bifogas elektroniskt till reseräkningen.
  • Kvitton i original skickas därefter in till Löneenheten - tillsammans med utskrift av reseräkningen. (Första sidan räcker, bara numret på reseräkningen syns så att reseräkning och kvitton kan matchas.) Utbetalning av resekostnader görs först när originalkvitton kommit in till Löneenheten.
  • För frågor runt reseräkningar kontakta i första hand Löneenheten på  servicenummer 018-4716677 eller e-post: lon@uadm.uu.se.

Icke-universitetsanställda

  • Resenärer som inte har någon universitetsanställning gör både reseanmälan och reseräkning på blanketter. De finns på svenska och engelska (ingen inloggning behövs).
  • Anmälan om tjänsteresa: Fyll i blanketten i dator (för garanterad läsbarhet). Skriv ut den och lämna papperskopian till administratör vid institutionen. Vi ordnar prefektens underskrift och sparar blanketten som underlag när fakturor på flyg, logi etc kommer.
  • Reseräkning: Efter resan fyller resenären i reseräkningsblanketten på samma sätt. Dra ut en papperskopia, originalkvitton och biljetter på utlägg ordnas överskådligt och bifogas reseräkningen. Lämna till administratör vid institutionen för kontering. Efter prefektens underskrift skickas alltsammans till Gemensam lön för registrering. Administratören tar en kopia av reseräkning och kvitton, ifall något ifrågasätts eller posten kommer bort. Kopior sparas i 2 år.

Resor där ni avstår från traktamente

Om ni inte ska ha traktamente så räcker det inte att markera i reseanmälan att traktamente inte ska utgå, utan det är flera markeringar som ska göras i själva reseräkningen:

  • markera alla måltider ”betalda av resenären”
  • i rutan ”lägre traktamente” fyll i 0 kr
  • markera ”ej lönetillägg”.
     

Utgifter för sjukvård och friskvård

Universitetsanställda

  • Utlägg registreras av anställda i primula webb på samma sätt som tjänsteresa.
  • Välj Utlägg, ej resa. (Även friskvård och medlemsavgift.) Skanna och bifoga kvitton, samt skicka in originalkvitton tillsammans med en utskrift av utläggsblanketten. Ärendenumret måste finnas med för att kvitton ska kunna matchas med rätt ärende.

Icke-universitetsanställda

  • Utlägg registreras av icke anställda på blankett 3.0.11 som finns under flik 3. Ersättningar. Kvitton i original bifogas.
     

Undvik utlägg så mycket det går

  • Gör inköp via Produktwebben.
  • Beställ resor via resebyrån Lingmerths.
  • Lösningar för regionala tågresor och en del andra resor finns i kortform. Kontakta Siv Andersson på telefonnummer 018-6112616 om ni gör regelbundna resor till Stockholm eller andra orter i tjänsten. Hon har resekort (UL, SJ, SL) för utlåning.
  • För egna utlägg på tjänsteresor finns ett betalkort, Eurocard/företagskort, med privat betalningsansvar som du som anställd (inkl. adjungerade lärare) kan ansöka om. Kortet har 30 dagars kredit så du hinner som regel få ersättning för gjorda utlägg innan fakturan ska betalas, förutsatt att du redovisar utläggen direkt efter hemkomst. Kortet har ingen årsavgift och ingen kreditgräns. Försäkring ingår och kortet är personligt och ska inte användas för medresenär
  • Om du ska betala kursavgifter och liknande som inte kan faktureras institutionen direkt, kontakta Siv Andersson (tel 6112616) som kan hjälpa till med kortbetalning. Medlen som ska belastas ska vara universitetsmedel. OBS: tänk på att ALF-medel finns på sjukhuset. Ska dessa eller andra sjukhusmedel användas, så ska betalning gå via sjukhuset.
     

Kontaktuppgifter till Gemensam Lön

För frågor om bland annat reseräkningar, utlägg och utbetalningar ring Gemensam lön på  018-4716677 eller kontakta dem via e-post på: lon@uadm.uu.se.

Extra kostnader om man själv bokar flygresor med Lufthansa Group (kostnadsfritt via Lingmerths)

Lufthansa Group (LHG) med flygbolagen Lufthansa, Austrian Airlines, Brussels Airlines och Swiss har beslutat att från 2015-09-01 införa en bokningsavgift på EUR 16 på flygbokningar som görs av tredje part, bl.a. självbokningssystem.
Enligt uppgift från Kammarkollegiet som ansvarar för de statliga ramavtalen på reseområdet gäller dock inte detta tillägg för Uppsala universitet. Följaktligen ska inte denna extra bokningsavgift tas ut på universitetets resebokningar via Lingmerths resebyrå. Detta gör det än viktigare att använda den avtalade resebyrån.

Läs mer om Resor och tjänsteresor ,Tjänsteresor/resorReseräkningar och kvitton, på Medarbetarportalen.